Od 31 października 2021 NGO – poza stowarzyszeniami zwykłymi – pozostałe organizacje mają obowiązek prowadzenia rejestru beneficjentów rzeczywistych.
W kwietniu 2021 r. parlament znowelizował – Ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Największą zmianą z punktu widzenia organizacji pozarządowych jest ujęcie ich w katalogi podmiotów zobowiązanych do zgłaszania swoich beneficjentów rzeczywistych. Obowiązek ten od 31 października 2021 r. będzie dotyczył wszystkich – poza stowarzyszeniami zwykłymi – organizacji.
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to – rejestr zawierający informacje o osobach fizycznych kontrolujących poprzez posiadane udziały lub prawo głosu wymienione w ustawie podmioty (fundacje, stowarzyszenia rejestrowe oraz spółdzielnie).
Nowe obowiązki wejdą w życie 31 października 2021 roku, nowe obowiązki nie wymagają wprowadzania zmian w organizacji ani szczególnej wiedzy. Organizacje jedynie muszą jednorazowo zgłosić w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych informacje dotyczące swoich beneficjentów rzeczywistych, a następnie pamiętać o aktualizacji wpisu przy każdej zmianie danych w ciągu 7 dni.
- Ustalanie beneficjenta rzeczywistego w organizacji pozarządowej
Definicja beneficjenta rzeczywistego w organizacji pozarządowej – to termin prawny, pojawiający się w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, odnoszący się do formalnej i/lub faktycznej kontroli nad danym podmiotem. Beneficjent rzeczywisty to „każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem [w tej definicji klientem jest sama organizacja] poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna”.
Aby łatwiej było ustalić kto jest „beneficjentem rzeczywistym” w organizacji, można roboczo zamienić termin na „faktyczny decydent”. Aby ustalić naszego beneficjenta rzeczywistego, należy ustalić kto z imienia i nazwiska jest beneficjentem rzeczywistym, jest to zawsze osoba fizyczna która ma zgodnie decydujący wpływ na jej działalność zgodnie przepisami oraz statutem samej organizacji.
- w stowarzyszeniu ich struktura i podział władzy są w dużej mierze określona w ustawie
- w przypadku fundacji może się to różnić, w zależności od tego jakie – poza obowiązkowym w każdej fundacji zarządem – organy posiada dana fundacja i jakie są ich formalne uprawnienia.
Ustawa wskazuje, jak należy ustalać beneficjenta rzeczywistego, którego dane zgłosimy w Rejestrze.
W przypadku – fundacji założonych przez osoby fizyczne i stowarzyszeń rejestrowych skupiającym osoby fizyczne – beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, a jeśli nie można ustalić tożsamości takich osób – każdy członek zarządu organizacji.
- Beneficjent rzeczywisty w stowarzyszeniu rejestrowym osób fizycznych
W przypadku stowarzyszenia, organem stanowiącym jest walne zebranie członków. Ponieważ w ty, przypadku minimalna liczba członków stowarzyszenia wynosi 7, i żaden nie dysponuje więcej niż 25% głosów, jako beneficjentów rzeczywistych należy wskazać wszystkich członków zarządu stowarzyszenia.
W przypadku spółdzielni socjalnych, które nie mogą mieć mniej niż 5 członków, zatem żaden z nich nie będzie miał więcej niż 25% głosów na walnym zgromadzeniu członków spółdzielni, a więc jako beneficjentów rzeczywistych wskażemy również wszystkich członków zarządu.
- Beneficjent rzeczywisty w fundacji założonej przez osoby fizyczne
Aby ustalić czy organ wymieniony w statucie jest organem stanowiącym, należy przeanalizować kompetencje, jakie mu statut przyznaje i decyzje, jakie może w sprawie fundacji podejmować. Zdarza się, że w statucie wymieniona jest np. Rada Programowa, ale jeśli nie ma ona żadnych formalnych uprawnień a jedynie „głos doradczy”, nie jest organem stanowiącym fundacji. Będzie nim natomiast Fundator, jeśli statut przyznaje mu prawo decydowania lub współdecydowania o zmianie statutu fundacji czy powoływania organu zarządzającego lub kontrolnego. Beneficjentami rzeczywistymi będą członkowie tylko tych organów stanowiących fundacji, które liczą mniej niż 4 osoby, bowiem w organie 4-osobowym i większym żaden z jego członków nie ma więcej niż 25% głosu.
Jeśli wszystkie organy stanowiące fundacji są co najmniej 4-osobowe, jako beneficjentów rzeczywistych wskazujemy wszystkich członków zarządu fundacji, niezależnie od tego, ile liczy osób.
- Termin i zakres podawanych danych oraz kary za niedopełnienie obowiązku
Ustawa przewiduje 7 dniowy termin na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do Rejestru od momentu zgłoszenia do KRS lub wykreślenia.
Zakres podawanych w Rejestrze danych na temat beneficjentów rzeczywistych organizacji jest zbliżonych do tych, jakie są już ujawnione w KRS (imię i nazwisko, PESEL, przysługujące w danym podmiocie uprawnienia), ale dodatkowo trzeba będzie podać wszystkie posiadane obywatelstwa i państwo zamieszkania beneficjenta rzeczywistego. Dane i potwierdzające je dokumenty będziemy musieli pozyskać bezpośrednio od niego.
Zachęcamy do zbierania tych danych w formie podpisanego oświadczenia przed ostatecznym powołaniem danej osoby na stanowisko, na które kandyduje. Oświadczenie to powinno zawierać także informację o konieczności niezwłocznego informowania organizacji o każdorazowej zmianie tych danych oraz o karach grożących za niedopełnienie tego obowiązku.
Ponieważ Rejestr jest jawny i nie ma do niego zastosowania RODO obwiązek przechowywania danych to 10 lat po wykreśleniu organizacji z KRS.
Kary przewidziane za niezgłoszenie w 7-dniowym terminie beneficjentów do Rejestru, a także za podanie nieprawidłowych danych mogą być dla NGO gigantyczne. Ustawa przewiduje nawet 1 milion złotych kary dla organizacji, i nawet do 50 tys. zł kary dla beneficjenta rzeczywistego, który nie dostarczył organizacji wymaganych informacji lub podał nieprawdziwe.
